Hej!
Har DU någon idé om vad föreningen kan göra?
Föreningen vill gärna erbjuda fler aktiviteter för medlemmarna och där kan DU göra en insats! Du kan naturligtvis lämna in ett förslag på en aktivitet till styrelsen, MEN du kan också ordna en aktivitet. Det är mycket enklare än du kanske tror.
Jag tänkte berätta lite om hur DU kan gå tillväga, när du vill ordna en aktivitet, med hjälp av exempel från den IKEA-resa jag som enskild medlem (jag satt då alltså inte i styrelsen) var med och planerade för föreningen i december 2019.
Idén
Du kommer på en aktivitet som du tror flera skulle vara intresserade av, det kan vara en bussresa, bowling, bio, filmkväll, buggkurs, hjärt- och lungräddningskurs eller nästan vad som helst.
Berätta om din idé
Kontakta någon i styrelsen eller skriv ett mejl till info@jamtlandharjedalen.attention.se och berätta om ditt förslag på aktivitet och fråga om det låter intressant för föreningen. Berätta också att du kan tänka dig att arrangera det hela, då är det mycket mer troligt att det blir av.
Styrelsen behöver helst också veta förutsättningar (se nedan) för att kunna ta ett beslut.
Undersök förutsättningar
Ta gärna reda på vad det skulle kosta, lokal, passande datum mm
När jag arrangerade bussresan till IKEA, gjorde jag så här
Jag googlade på bussbolag i Östersund. Sedan ringde jag flera bussbolag och frågade vad det skulle kosta.
Jag sa ett datum, söndag den 1/12, vi ”gissade” på att vi behövde en buss för 50 personer. Tid för avresa från Östersund kl. 08.00 och hemresa från IKEA kl. 16.00. Det är viktigt att kolla om det kostar något om man avbokar eller hur långt innan man kan avboka utan kostnad.
När jag fått offerter (priser och att de hade möjlighet att köra) från några bussbolag, så kontaktade jag styrelsen igen och berättade de olika alternativen. Styrelsen beslutade att kostnaden och aktiviteten var bra.
Bestäm med styrelsen om och i så fall vad det ska kosta att delta och om det ska vara för medlemmar eller för alla intresserade. Diskutera också med styrelsen om det behöver köpas in något till aktiviteten och ungefär hur mycket det kan kosta.
Inbjudan
Nästa steg är att göra en inbjudan. Attention Jämtland-Härjedalen har olika vägar att skicka ut info och utformningen av denna gör vi. Men det som ska finnas med är:
- Rubrik på vad det är för aktivitet
- Datum, tid och plats
- Kostnad (för medlemmar och icke-medlemmar)
- Hur och vart man anmäler sig (och sista anmälningsdag)
- Namn och telefonnr till en kontaktperson för arrangemanget
- Om det är något man ska tänka på/ta med sig eller annat som kan vara av intresse.
- Länk till sidan där man kan bli medlem,
- Attention Jämtland-Härjedalens logga och ABF JH:s logga. (eftersom vi samarbetar och får bidrag för våra aktiviteter där de står med).
Anmälda
Om tillräckligt många anmält sig, gör man en närvarolista, för att checka av alla och för att redovisa till ABF JH. Kassören kontrollerar att alla betalat och vilka som är medlemmar och inte.
Planera aktiviteten
Till IKEA-resan bestämde Jag och Cherish oss för att göra ett musikquiz på resan ner, en lottdragning med pris, information om Attentions projekt Familjelyftet (som dåvarande ordf. Carita höll). Vi genomförde också en enkät där vi ställde några frågor till deltagarna. Man kan t.ex. fråga vad de tycker om aktiviteten man ordnat och om de har något förslag på vad man skulle kunna arrangera eller vad som skulle göra att de skulle komma. (Man kan ju ha lottdragning på inlämnade enkäter t.ex.) Vi bjöd på frukt, pepparkakor, skumtomtar, julmust och Loka, och hade prisutdelning efter Musikquizzen också.
Inköp/Att ta med
Vi gjorde en lista på vad som skulle handlas och tas med på våran aktivitet. På vår lista stod det: pennor, svarspapper, enkäter, högtalare samt Spotify-lista på låtar (den gjorde Cherish, som är bra på sådant), musikquiz (den gjorde jag efter att ha googlat lite på på YouTube), info-material från Attentions kontor, priser, Attention-tröjor som ansvariga för aktiviteten hade på sig under arrangemanget.
Vi köpte några priser samt frukt, dryck, pepparkakor och skumtomtar.
Om man fått okej från styrelsen att föreningen står för det man behöver handla så sätter man fast kvittona på ett A4 papper, skriver vilken aktivitet det gäller, datum, namn på den som lagt ut pengar samt dennes bank och kontonr och lämnar/skickar till kassören.
Kan man inte lägga ut pengarna så hjälper föreningen självklart till med inköp.
Genomförande av aktiviteten
Ansvarig ska naturligtvis vara på plats i god tid och är värd på resan. Denne pratar med, i det här fallet, busschauffören, tar emot deltagarna och hälsar välkomna, prickar av på närvarolistan mm. Samma på hemresan, det sista vi gjorde var att gå igenom bussen för att se om någon glömt något.
Ansvarig, eller någon annan ledare, bör också vara tillgänglig under aktiviteten vid frågor, kolla så alla har det bra, så ingen känner sig ensam eller obekväm etc. Detta kan man be om hjälp med om man själv tycker mer om att planera än att socialisera.
Efteråt
Efter genomförandet lämnar man tillbaka material, lämnar in kvitton, gör sammanställning av enkäterna, skriv gärna några rader om hur aktiviteten gått (styrelsen vill gärna ta upp det på nästa styrelsemöte).
Föreningen är medlemmarna!
Föreningen består av dess medlemmar och därför är din insats viktig. En del människor är jätteduktiga på att göra en sak och andra människor är jättebra på en annan sak. Just därför kan du lugnt berätta om din idé och om vad du själv är bra på att göra och vad du behöver hjälp med för att aktiviteten ska bli av. Hittar styrelsen någon/några som är bra på det som behöver göras, och aktiviteten stämmer med det föreningen står för/vill erbjuda medlemmarna så blir det troligen av, med Din hjälp!
Jag ser fram emot en hel drös av idéer som kommer in!
Hälsningar
Marina Eriksson, 070-37 57 370
Attention Jämtland-Härjedalen i samarbete med ABF JH